Llevo muchas formaciones impartidas en Copilot y, de una a otra, hay más actualizaciones de las que cualquier mortal puede asumir en tan poco tiempo. Por eso he decidido escribir este artículo sobre todo lo que debes saber sobre Copilot en Teams.
Microsoft y las actualizaciones de Copilot en Teams
Hace poco un cliente me dijo que su empresa necesitaba una formación periódica en Inteligencia Artificial y, en concreto, en Microsoft Copilot. La valoración vino de la siguiente situación. Esta formación estaba divida en 4 sesiones. De la primera a la cuarta, con tan sólo dos semanas de diferencia, Microsoft ya había actualizado las condiciones de uso de Copilot en Teams. Y en este artículo te las voy a explicar para que sepas por donde van los tiros en Teams.
Hasta hace poco Copilot sólo podía activarse en Teams para la persona que agendaba la reunión y disponía de la licencia Copilot acoplada a una licencia Microsoft de empresa.
Caso de ejemplo de lo que se podía hacer hasta ahora con Copilot en Teams:
L.C. agendaba una reunión con parte de su equipo, M.S y R.O. Además, en la reunión también estaba invitado un colaborador, S.T y un cliente importante, V.M.
Todos disponían de la licencia de Copilot para empresa pero, en el momento de la reunión, sólo L.C podía activarla. Por tanto, sólo él podía dar indicaciones para que Copilot hiciera todo lo que puede hacer en una reunión de Teams: resumir la reunión, traducir, sugerir preguntas de seguimiento, indicar temas tratados que no han quedado resueltos, etc.
Paralelamente, los demás tampoco sabían que L.C. tenía activado Copilot en Teams. Ante esto, Microsoft argumentaba que, dado que la IA de Copilot en Teams no implica una grabación de la sesión, la ley de protección de datos europea no obligaba a tener que informar a los asistentes de una reunión sobre la activación de Copilot por parte de alguno de ellos.
Condiciones en el uso de Copilot en Teams a fecha de hoy
Siguiendo con el mismo ejemplo de antes, ilustraré las actualizaciones más recientes de Copilot:
L.C. agenda una nueva reunión con parte de su equipo, M.S. y R.O. Además, en la reunión también está invitado un colaborador, S.T y un cliente importante, V.M.
Todos disponen de la licencia de Copilot para empresa pero, en el momento de la reunión, sólo L.C. y su equipo, M.S. y R.O, pueden activarla. Por tanto, sólo ellos podrán dar indicaciones para que Copilot funcione durante la reunión, mientras que el colaborador y el cliente, al ser de distinta organización, Microsoft no les permite el uso (por el momento).
Además, ahora cuando L.C. y/o su equipo activen Copilot en la reunión, Microsoft hará llegar un mensaje pop up en la interfaz de los demás asistentes indicando que alguien ha activado Copilot. Este mensaje tiene carácter meramente informativo. Los demás asistentes no tienen control sobre las indicaciones que L.C., M.S. y R.O.S den a Copilot y, dado que la reunión no requiere ser grabada para que Copilot funcione y Microsoft tampoco almacena la información de la reunión, no están incumpliendo la ley de protección de datos.
Microsoft ha decidido, aún sin estar obligado, a activar el mensaje informativo de acuerdo a su principio de transparencia.
Si Microsoft no almacena la información de la reunión, ¿Cómo puedes hacer para que quede guardada?
Las respuestas de Copilot, a partir de tus prompts, irán apareciendo en el panel de la derecha de Copilot. Si, por ejemplo, le pides un resumen de la reunión para agilizar el proceso de elaboración de un acta, tendrás que guardar expresamente el texto que la IA de Copilot genere en un documento de Word sino quieres perderlo porque, al salir de la reunión, ya no queda rastro (a menos que hayas activado la grabación y la transcripción en las opciones de configuración, pero en este caso el escenario y las condiciones ya son otras).
En OlisTIC hacemos justo eso, activamos Copilot (sin grabación ni transcripción) y después pedimos a Copilot que convierta el documento Word en una presentación de Power Point para que la lectura del acta sea más dinámica y atractiva.
Si quieres seguir al día de todas las actualizaciones de Copilot en Teams y en las demás herramientas de productividad, suscríbete a este blog.
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