Primera Fase de un proyecto: la Definición del Proyecto
Antes de planificar un proyecto tiene lugar una primerísima fase que es imprescindible para la sentar las bases y los criterios que nos acompañarán en la toma de decisiones a lo largo del proyecto y en la ejecución de todas y cada una de las tareas implicadas para llevarlo a cabo.
Esta primera fase es la Definición del Proyecto.
En la fase Definición del Proyecto cobra una gran importancia el llamado Proyect Charter. El Proyect Charter es un documento en el que se definen 3 variables que articularán el proyecto:
El Ámbito
El Coste
El Tiempo
¿En qué consiste cada una de estas variables y cómo impactarán en el desarrollo del proyecto?
El Ámbito
El Ámbito es un factor que debes definir para contextualizar tu proyecto. Dentro del Ámbito estarán incluidas las características de tu proyecto. Por ejemplo, si tu proyecto es de formato físico, digital o phygital (mixto). También aquí deberás incluir qué carácter tiene tu proyecto: social (por ejemplo, la construcción de una escuela; personal (por ejemplo, la organización de una ceremonia personal) o empresarial (el desarrollo de un nuevo producto). Otras características que van a definir tu proyecto como el tipo de financiación (propia, externa, micro…) o el nivel de experiencia tanto tuya como Project Manager como de las personas responsables de las tareas a ejecutar también debes incluirlas dentro de factor Ámbito. En la sección de Ámbito también se puede incluir alguna característica especial que debe reunir el producto o servicio que se desarrollará en el proyecto como, por ejemplo, si el material a utilizar será ecológico o de una zona geográfica determinada. Y, por supuesto, dentro del Ámbito incluirás a tu cliente.
El Coste
El Coste será la cantidad de inversión económica que necesitas para llevar a cabo tu proyecto. Para saber el coste exacto necesitas realizar un presupuesto de inversión en el que deben constar los costes estimados en concepto de recursos materiales y personas. Posibles variaciones en el coste pueden afectar al factor que veremos a continuación, el factor tiempo.
El Tiempo
En la definición del tiempo debes estimar el plazo que te llevará ejecutar todas las tareas implicadas en tu proyecto. Posibles variaciones en el tiempo pueden afectar el factor anterior, el coste. En algunos casos el período de tiempo que te lleve desarrollar todo el proyecto dependerá estrictamente de una fecha única de entrega cuando se trate, por ejemplo, del caso de un evento cuya fecha sea inamovible.
Ya has visto parte de la información que debes reunir en la primera fase en la gestión eficiente de un proyecto, pronto publicaré los elementos imprescindibles que complementarán tu Project Charter.
¿Te interesan estos temas para seguir aprendiendo y mejorar?