¿Hay algo más frustrante que acabes el día con la sensación de no haber hecho “nada” productivo? El montón de emails se queda ahí sin contestar, los presupuestos se quedan sin elaborar ni enviar, como las demás tareas que te habías propuesto culminar.
Esta sensación de frustración se acompaña de otras igualmente irritantes como la sensación de falta de control y falta de lucidez. Además, al día siguiente el trabajo pendiente se acumulará al nuevo.
Es importante identificar por qué no hemos podido culminar nuestras tareas diarias y, para ello, voy a darte algunos factores que influyen en la baja productividad.
A estos factores les llamamos “Ladrones de Tiempo” y los vas a re-conocer a continuación.
1.Teléfono Móvil
Como en el teléfono móvil tenemos más de media vida nos pasamos el día consultándolo. Es obvio que el teléfono móvil es una herramienta útil: escribimos mensajes, realizamos llamadas, planificamos el contenido a lanzar en nuestra web y redes sociales, inmortalizamos vivencias, transmitimos emociones, leemos el email, la prensa, monitorizamos, analizamos y decenas de tareas más. Pero puede ser el ladrón del tiempo número 1 si no lo gestionamos con eficacia.
Consejo: descargarte en tu móvil una App de seguimiento del tiempo. Al principio, utilízalo como haces normalmente. Pasada una semana, analiza los datos que te aporta: tiempo medio que has utilizado el móvil; aplicaciones a las que más has accedido y tiempo total destinado a su uso. Identifica aquellas aplicaciones que son triviales y que, en realidad, no aportan ningún valor a tu trabajo. Por ejemplo, un juego online. Por el contrario, identifica las aplicaciones que refuerzan tu productividad y te ayudan a agilizar tus tareas. Por ejemplo, un calendario de gestión de tareas o una app que te ayuda a planificar y programar contenido online.
2.Redes Sociales
Si eres Community Manager, Social Media Manager o Emprendedor(a) Digital, las redes sociales son un aliado muy potente para difundir tu contenido, trabajar tu branding y optimizar tráfico a tu web. Pero, atención, pueden convertirte en un(a) veleta si no mantienes claras tus prioridades cada vez que accedes a ellas. No vayas de un lado para otro consumiendo información de perfiles y cuentas que no aportan nada de valor a tu trabajo. Investiga, estudia, compara y adquiere conocimiento profesional y de calidad, y cíñete a esto.
Consejo: establece unos 4 o 5 objetivos que sustentan tus razones de acceder a las redes sociales a diario. Por ejemplo: para analizar mi audiencia, para analizar la competencia, para monitorizar las interacciones que recibo en las publicaciones y para contestar comentarios.
3.Pensamientos
¿Eres de las(os) que tienden a quedarse perdida(o) en sus pensamientos o soñando despierta(o)? Pues eso ¡despierta! Es fantástico gozar de momentos de “dolce far niente” ¡pero no en el trabajo! En el trabajo tienes que dar lo mejor de ti, como en cualquier otro aspecto de la vida. Pero en tu trabajo se trata de volcar todas tus habilidades y capacidades para que aquello que estás desarrollando y deseas conseguir se materialice de verdad.
Consejo: como dicen las lecciones de mindfulness… céntrate en los que estás viviendo en cada momento. Esto no quiere decir que pierdas de vista otras cosas importantes. Debe haber momentos para la acción y momentos para la reflexión y la no-acción. Y el momento de trabajar es momento de acción. Si quieres optimizar al máximo todos tus procesos de trabajo, centra toda tu energía en ellos, realizarás un trabajo brillante y en menos tiempo.
4.Estado de bucle
¿Quién no se ha visto atrapada(o) en algún momento por el estado de bucle? Eso es un secuestro mental en toda regla. Tu mente no te deja escapar porque está programada para resolverlo todo. Y tú no encuentras la mejor solución en ese momento. Este estado es una perdida de tiempo absoluta y te consume una importante cantidad de energía innecesariamente.
Consejo: ¡Escápate! Literalmente, sal de donde estés. Busca aire fresco. Ves a dar una vuelta, lee, escucha música o, simplemente, quédate en silencio con los ojos cerrados, descansando o meditando. Tú eres más fuerte que tu mente. Obsérvala y verás como se calma poco a poco. Cuando te sientas mejor y vuelvas a estar centrada(o), ponte manos a la obra. Y no pasa nada por dejar un problema sin resolver hasta el día siguiente, a menos que requiera una respuesta urgente. Recuerda en este post sobre Estrategias de Gestión del Tiempo el criterio para discernir una Urgencia de algo Importante.
5.Multitasking
El multitasking, si es una costumbre indefinida y permanente, es un mal negocio inventado por algunas empresas para que acabes desarrollando dos posiciones laborales en una. Un 2×1. El multitasking me ha permitido desenvolverme en situaciones complejas llevando a cabo múltiples tareas con el propósito de mantener la excelencia en la atención al cliente y seguir ofreciendo una respuesta ágil. El multitasking, por tanto, es necesario en momentos puntuales, en situaciones de crisis, en temporadas de alta demanda. Y debemos ser capaces de afrontarlo y desarrollarlo si no queremos “pinchar” en circunstancias complicadas. Pero no es un buen aliado para nuestro día a día. Debe se la excepción y no la norma.
Consejo: realiza un inventario de todas las tareas necesarias que te has propuesto hacer cada día para desarrollar un buen trabajo. Después, identifica aquellas tareas que pueden realizarse en paralelo y que puedas ayudarte de la automatización para ello. Asimismo, ten un calendario anual de temporadas siempre mano con el que puedas prever los picos de máximo trabajo y así puedas planificarte y hacerles frente con la máxima eficacia.
Y si se te ocurren más ladrones de tiempo, añádelos a tus comentarios en este post para que podamos comentarlos.
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