Es imprescindible que un buen Community Manager o Emprendedora Digital cuente con técnicas de gestión del tiempo que le ayuden a optimizar las tareas y procesos en el entorno digital.
La adecuada e inteligente gestión de negocios online implica una personalidad versátil, destrezas tecnológicas y un conjunto de habilidades emocionales clave.
Las estrategias y técnicas de gestión del tiempo
A continuación, vas a descubrir diferentes Técnicas de Gestión del Tiempo que te van a ofrecer una variedad de posibilidades para optimizar tus tareas y procesos de negocio, tanto online como offline. Este artículo sobre técnicas de gestión del tiempo te va a ayudar a planificar mejor tu día a día y a organizarte de una menar eficaz y óptima, haciendo un uso hábil e inteligente del tiempo.
Pero antes nos detendremos en la siguiente diferenciación de conceptos, que es imprescindible para comprender las técnicas de gestión del tiempo que en este post mencionaremos:
Tipos de tareas para una óptima gestión del tiempo
Tarea Importante: es fundamental realizarla para alcanzar los objetivos de la empresa, pero no es necesario hacerla de inmediato.
Tarea Urgente: no es fundamental para alcanzar los objetivos de la empresa, pero se requiere hacerla de inmediato.
Tarea Importante y Urgente: es fundamental realizarla para alcanzar los objetivos de la empresa y se requiere hacerla de inmediato.
Es necesario tener en cuenta que las tareas y su naturaleza evolucionan con el tiempo y los criterios de importancia y urgencia pueden ir variando acorde con la madurez de la empresa. En cualquier caso, todos las Técnicas de Gestión del Tiempo deben ser flexibles, dinámicas y permitir revisiones y reajustes en sus criterios.
Técnica 1: Método Eisenhower
Este método clasifica las tareas por orden de Urgencia e Importancia. Define como Urgente aquella tarea que tiene un impacto a corto plazo y que requiere una atención inmediata. Y como Importante aquella tarea que tiene un impacto a largo plazo y no requiere de atención inmediata.
Un ejemplo sería la plantilla en el siguiente cuadro, en el que las tareas que se pueden calendarizar son tratadas como Importantes y no Urgentes. Por ejemplo: tareas de análisis y de monitorización online. En contraposición, las tareas que requieren una acción inmediata son Importantes y Urgentes. Por ejemplo, responder a una queja de un cliente o ante una crisis de reputación.
Las tareas que identificamos como delegables son aquellas que tratamos como Urgentes pero no Importantes. Por ejemplo, atender llamadas o responder a comunicados meramente informativos. Y, finalmente, tendríamos otro cuadro en el que podríamos añadir una lista de tareas que no consideramos ni Urgentes ni Importantes. En último caso, podríamos someter estas tareas a valoración con el fin de decidir aceptarlas o, bien, desestimarlas. Puede que se trate de tareas que ya están obsoletas o que hemos identificado como duplicadas o innecesarias porque antes las ejecutábamos manualmente y ahora están automatizadas, por ejemplo.
Técnica 2: Método Pomodoro
Se basa en culminar las tareas por objetivos. Este método, cuyo creador fue Franchesco Chirillo, está enfocado a la realización de tareas importantes y concretas y que requieren una alta concentración (elaboración de presupuestos, realización de análisis y estudios de investigación, preparación de reuniones y presentaciones, planificación estratégica, etc). Los elementos y principios de este método son:
Técnica 3 : Método GTD (Getting Things Done)
David Allen, creador del método GTD, perseguía alcanzar un estado de hiper-concentración a partir de la organización de las tareas por contextos. Nos propone un sistema de organización que empieza con una recopilación de toda la información que nos atañe, para estructurarla en categorías claras después.
5. En la fase final de Revisión David Allen nos propone una monitorización periódica para chequear la eficacia y optimización de todas nuestras tareas y los criterios que hemos establecido para ordenarlas en una u otra categoría.
Recuerda que en cualquier sistema de gestión del tiempo es conveniente esta misma revisión periódica para cerciorarnos que los criterios establecidos están alineados a la fase madurativa de la marca, de la empresa y del proyecto en general.
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