En este artículo vas a descubrir diferentes Sistemas de Gestión del Tiempo que te van a ofrecer técnicas y estrategias para optimizar tus tareas y procesos, tanto digitales como offline que te van a ayudar a planificar mejor tu día a día y a organizarte de una menar eficaz y óptima, haciendo un uso hábil e inteligente del Tiempo.
Pero antes nos detendremos en la siguiente diferenciación de conceptos, que es imprescindible para comprender los sistemas de gestión del tiempo subsiguientes:
Tarea Importante: es fundamental realizarla para alcanzar los objetivos de la empresa, pero no es necesario hacerla de inmediato.
Tarea Urgente: no es fundamental para alcanzar los objetivos de la empresa, pero se requiere hacerla de inmediato.
Tarea Importante y Urgente: es fundamental realizarla para alcanzar los objetivos de la empresa y se requiere hacerla de inmediato.
Es imprescindible que cualquier persona gestora de un negocio o emprendedora cuente con un documento guía que le ayude a entender los criterios de la empresa para la que trabajaba y así poder discernir ante qué tipo de tarea se encuentra en cada momento. Aún así, es de sentido común, por ejemplo, que si estalla una crisis de reputación, obviamente ésta va a ser la primera tarea que debe abordar, dejando todo lo demás a un lado.
Es necesario tener en cuenta que las tareas y su naturaleza evolucionan con el tiempo y los criterios de importancia y urgencia pueden ir variando acorde con la madurez de la empresa. En cualquier caso, todos los Sistema de Gestión del Tiempo deben ser flexibles, dinámicos y permitir revisiones y reajustes en sus criterios.
Método 1: Método Eisenhower
Este método clasifica las tareas por orden de Urgencia e Importancia. Define como Urgente aquella tarea que tiene un impacto a corto plazo y que requiere una atención inmediata. Y como Importante aquella tarea que tiene un impacto a largo plazo y no requiere de atención inmediata.
Un ejemplo sería la plantilla en el siguiente cuadro, en el que las tareas que se pueden calendarizar son tratadas como Importantes y no Urgentes. Por ejemplo: tareas de análisis y de monitorización online. En contraposición, las tareas que requieren una acción inmediata son Importantes y Urgentes. Por ejemplo, responder a una queja de un cliente o ante una crisis de reputación. Las tareas que identificamos como delegables son aquellas que tratamos como Urgentes pero no Importantes. Por ejemplo, atender llamadas o responder a comunicados meramente informativos. Y, finalmente, tendríamos otro cuadro en el que podríamos añadir una lista de tareas que no consideramos ni Urgentes ni Importantes. En último caso, podríamos someter estas tareas a valoración con el fin de decidir aceptarlas o, bien, desestimarlas. Puede que se trate de tareas que ya están obsoletas o que hemos identificado como duplicadas o innecesarias porque antes las ejecutábamos manualmente y ahora están automatizadas, por ejemplo.
Método 2: Método Pomodoro
Se basa en culminar las tareas por objetivos. Este método, cuyo creador fue Franchesco Chirillo, está enfocado a la realización de tareas importantes y concretas y que requieren una alta concentración (elaboración de presupuestos, realización de análisis y estudios de investigación, preparación de reuniones y presentaciones, planificación estratégica, etc). Los elementos y principios de este método son:
Método : Método GTD (Getting Things Done)
David Allen, creador del método GTD, perseguía alcanzar un estado de hiper-concentración a partir de la organización de las tareas por contextos. Nos propone un sistema de organización que empieza con una recopilación de toda la información que nos atañe, para estructurarla en categorías claras después.
1. En la fase de Recopilación interviene el elemento que David Allen llama Bandeja de Entrada, que puede ser una carpeta digital. En ella, propone añadir toda la información: proyectos en curso, todo tipo de tareas, ideas, deseos, problemas pendientes de resolver, etc.
2. En la fase de Organización, David Allen nos propone diferenciar todos los elementos anteriores en las siguientes categorías: Tareas, Proyectos y Deseos. En esta fase también se han de definir fechas límite para la realización tanto . de las tareas como de los proyectos. Y cada proyecto tiene que incluir su propia lista de tareas. Debe haber un calendario en el que se detallen las fechas límite a cumplir. Los deseos, en cambio, no cuentan con fecha ni acciones todavía.
3. En la fase de Comprobación se confirma que en la Bandeja de Entrada no queda ningún elemento pendiente de organizar. A partir de ahora, cada vez que se reciba un nuevo elemento (tarea, proyecto, deseo, etc) lo colocaremos en su categoría correspondiente.
4. En la fase de Realización, David Allen nos propone que ejecutemos las tareas por contextos, con el objetivo de optimizar nuestro tiempo y nuestra productividad. Os propongo los siguientes contextos y criterios como ejemplos para que os puedan ayudar a identificar vuestras propias tareas:
5. En la fase final de Revisión David Allen nos propone una monitorización periódica para chequear la eficacia y optimización de todas nuestras tareas y los criterios que hemos establecido para ordenarlas en una u otra categoría.
Recuerda que en cualquier sistema de gestión del tiempo es conveniente esta misma revisión periódica para cerciorarnos que los criterios establecidos están alineados a la fase madurativa de la marca, de la empresa y del proyecto en general.
